Stellen Sie sich vor, Sie bauen ein Haus. Ohne einen Plan wird das Ergebnis vermutlich schnell chaotisch. Ähnlich verhält es sich mit einem Unternehmen. Die Planrechnung ist der Bauplan: Sie zeigt auf, wie viel Kapital benötigt wird, welche Gewinne zu erwarten sind und wie der Umsatz aussehen muss, damit das Unternehmen langfristig erfolgreich bleibt. Ohne einen klaren Plan bleibt vieles vage und unsicher. Wer jedoch von Anfang an plant, geht nicht im Dunkeln, sondern hat das Ziel klar vor Augen und kann es sicher erreichen.
Stellen Sie sich vor, Sie bauen ein Haus. Ohne einen Plan wird das Ergebnis vermutlich schnell chaotisch. Ähnlich verhält es sich mit einem Unternehmen. Die Planrechnung ist der Bauplan: Sie zeigt auf, wie viel Kapital benötigt wird, welche Gewinne zu erwarten sind und wie der Umsatz aussehen muss, damit das Unternehmen langfristig erfolgreich bleibt. Ohne einen klaren Plan bleibt vieles vage und unsicher. Wer jedoch von Anfang an plant, geht nicht im Dunkeln, sondern hat das Ziel klar vor Augen und kann es sicher erreichen.
Bedeutung der Planrechnung
Bei einer Unternehmensgründung spielt die Planrechnung eine zentrale Rolle in der finanziellen Planung und Analyse. Sie ist das Herzstück jedes Businessplans und dient dazu, die zukünftige wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens zu prognostizieren und gezielt zu steuern.
Die Planrechnung erfüllt mehrere wesentliche Funktionen:
- Sie stellt die Unternehmensentwicklung in Zahlen dar und zeigt auf, ob sich die Gründung wirtschaftlich lohnt.
- Sie ermittelt den Kapitalbedarf, der für die Finanzierung des Unternehmens erforderlich ist.
- Sie dient als Grundlage für Entscheidungen von Banken und Investoren, insbesondere bei der Kreditvergabe oder der Investition.
- Sie fungiert als Controlling-Instrument, mit dem der Unternehmer finanzielle Risiken frühzeitig erkennen und steuern kann.
Bestandteile der Planrechnung
Eine umfassende Planrechnung besteht in der Regel aus verschiedenen Elementen:
- Umsatzplanung: Prognosen zu den erwarteten Einnahmen.
- Kostenplanung: Detaillierung der variablen und fixen Kosten.
- Investitionsplan: Planung der notwendigen Investitionen.
- Liquiditätsplanung: Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit.
- Finanzierungsplan: Aufstellung der Finanzierungsmöglichkeiten.
- Rentabilitätsrechnung: Einschätzung der zu erwartenden Gewinne.
Erstellung und Nutzen
Die Erstellung einer Planrechnung erfordert eine gründliche Analyse und fundierte Prognosen zu den finanziellen Aspekten des Unternehmens.
Sie unterstützt Unternehmensgründer dabei:
- Umsatzziele klar zu definieren.
- Den Break-even-Point zu ermitteln.
- Fundierte Investitionsentscheidungen zu treffen.
- Die Steuerlast gezielt zu planen und zu optimieren.
Planungszeitraum
Es empfiehlt sich, die Planrechnung für die ersten vier Jahre auf Jahresbasis zu erstellen. Für das erste Jahr sollte sie jedoch detaillierter ausgearbeitet werden, idealerweise auf Monats- oder Quartalsebene. So lassen sich später präzise Soll-Ist-Vergleiche mit der Buchhaltung durchführen. Je nach Art des Unternehmens und dem Zweck der Planung können dabei jedoch individuelle Anpassungen erforderlich sein.
Bedeutung der
Planrechnung
Bei einer Unternehmensgründung spielt die Planrechnung eine zentrale Rolle in der finanziellen Planung und Analyse. Sie ist das Herzstück jedes Businessplans und dient dazu, die zukünftige wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens zu prognostizieren und gezielt zu steuern.
Die Planrechnung erfüllt mehrere wesentliche Funktionen:
- Sie stellt die Unternehmensentwicklung in Zahlen dar und zeigt auf, ob sich die Gründung wirtschaftlich lohnt.
- Sie ermittelt den Kapitalbedarf, der für die Finanzierung des Unternehmens erforderlich ist.
- Sie dient als Grundlage für Entscheidungen von Banken und Investoren, insbesondere bei der Kreditvergabe oder der Investition.
- Sie fungiert als Controlling-Instrument, mit dem der Unternehmer finanzielle Risiken frühzeitig erkennen und steuern kann.
Bestandteile der
Planrechnung
Eine umfassende Planrechnung besteht in der Regel aus verschiedenen Elementen:
- Umsatzplanung: Prognosen zu den erwarteten Einnahmen.
- Kostenplanung: Detaillierung der variablen und fixen Kosten.
- Investitionsplan: Planung der notwendigen Investitionen.
- Liquiditätsplanung: Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit.
- Finanzierungsplan: Aufstellung der Finanzierungsmöglichkeiten.
- Rentabilitätsrechnung: Einschätzung der zu erwartenden Gewinne.
Erstellung und Nutzen
Die Erstellung einer Planrechnung erfordert eine gründliche Analyse und fundierte Prognosen zu den finanziellen Aspekten des Unternehmens.
Sie unterstützt Unternehmensgründer dabei:
- Umsatzziele klar zu definieren.
- Den Break-even-Point zu ermitteln.
- Fundierte Investitionsentscheidungen zu treffen.
- Die Steuerlast gezielt zu planen und zu optimieren.
Planungszeitraum
Es empfiehlt sich, die Planrechnung für die ersten vier Jahre auf Jahresbasis zu erstellen. Für das erste Jahr sollte sie jedoch detaillierter ausgearbeitet werden, idealerweise auf Monats- oder Quartalsebene. So lassen sich später präzise Soll-Ist-Vergleiche mit der Buchhaltung durchführen. Je nach Art des Unternehmens und dem Zweck der Planung können dabei jedoch individuelle Anpassungen erforderlich sein.
- Die Planrechnung als Basis jeder erfolgreichen Gründung
- Die Planrechnung als Basis jeder erfolgreichen Gründung
Gut vorbereitet in die Planrechnung
Um sich mit einer Planrechnung vertraut zu machen, sind bestimmte Vorbereitungen hilfreich und notwendig. Eine Mindestumsatzberechnung dient beispielsweise dazu, den Umsatz zu ermitteln, der erforderlich ist, um die Fixkosten, die voraussichtlichen Betriebskosten und die privaten Ausgaben (wie den Unternehmerlohn) abzudecken. Die verschiedenen Kostenarten werden Ihnen in weiterer Folge näher erklärt. Auf dieser Grundlage können Sie berechnen, welchen Umsatz Sie erzielen müssen, um sowohl die betrieblichen Ausgaben als auch Ihren gewünschten Unternehmerlohn zu decken. Dies ist besonders hilfreich für die anfängliche Kalkulation von Preisen und Stundensätzen.
Gut vorbereitet in die Planrechnung
Um sich mit einer Planrechnung vertraut zu machen, sind bestimmte Vorbereitungen hilfreich und notwendig. Eine Mindestumsatzberechnung dient beispielsweise dazu, den Umsatz zu ermitteln, der erforderlich ist, um die Fixkosten, die voraussichtlichen Betriebskosten und die privaten Ausgaben (wie den Unternehmerlohn) abzudecken. Die verschiedenen Kostenarten werden Ihnen in weiterer Folge näher erklärt. Auf dieser Grundlage können Sie berechnen, welchen Umsatz Sie erzielen müssen, um sowohl die betrieblichen Ausgaben als auch Ihren gewünschten Unternehmerlohn zu decken. Dies ist besonders hilfreich für die anfängliche Kalkulation von Preisen und Stundensätzen.
Grundgerüst für die Planung der Ergebnisse
Für die Planung des Gesamtbetriebes kalkulieren Sie im Wesentlichen vier Bereiche:
- Geplante Erlöse
- Personalkosten
- Variable Kosten
- Fixe Kosten
Zur Berechnung wird der Umsatz ermittelt, indem die geplante Menge oder die Stunden mit dem Preis multipliziert werden. Davon werden die variablen Kosten abgezogen, um den Deckungsbeitrag oder Rohertrag zu berechnen. Anschließend werden die geplanten Personalkosten und die sonstigen fixen Kosten abgezogen, um das Betriebsergebnis zu ermitteln.
Kostenplanung
Zu Beginn sollten Sie eine genaue Übersicht über alle Kostenarten erstellen, die auf Sie zukommen werden. Dabei müssen sowohl die betrieblichen Ausgaben als auch die privaten Kosten berücksichtigt werden, da letztere Einfluss auf den Unternehmerlohn haben. Eine hilfreiche Methode, um die privaten Ausgaben zu ermitteln, ist das Führen eines "Haushaltsbuchs".
Für Unternehmen, die produzieren, empfiehlt es sich, die Kosten in fixe und variable Kosten zu unterteilen. Diese einfache Methode hat sich in der Praxis gut bewährt. Fixkosten bleiben auch dann bestehen, wenn keine Produktion stattfindet, während variable Kosten mit der produzierten Menge steigen und somit direkt vom Produktionsvolumen abhängen.
Bei der Kostenplanung ist es wichtig, einen realistischen Ansatz zu wählen und auch unvorhergesehene Ausgaben mit einzubeziehen. Gleichzeitig sollte die Plankalkulation zukunftsorientiert gestaltet werden, indem zentrale Einflussfaktoren berücksichtigt werden. Dazu zählen wirtschaftliche Aspekte wie Konjunktur, Inflation, Zinsentwicklung und Wirtschaftswachstum sowie branchenspezifische Faktoren wie Kollektivverträge, Marktentwicklung, Lieferanten und Rohstoffpreise.
Planung der variablen Kosten
Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Malermeister, der regelmäßig maßgeschneiderte Wandgestaltungen realisiert. Jedes Projekt, das Sie bearbeiten, ist individuell und verursacht spezifische Kosten. Die variablen Kosten entstehen in diesem Fall hauptsächlich durch den Materialaufwand, wie etwa Farbe, Pinsel, Abdeckfolien und gegebenenfalls spezialisierte Werkzeuge für besondere Techniken. Mit der Anzahl der gestrichenen Wände steigt nicht nur der Materialbedarf, sondern auch die damit verbundenen Kosten.
Ein weiteres Beispiel stammt aus dem Bereich der Dienstleistungsunternehmen, wie etwa einer SEO-Marketing-Agentur. Allerdings sind die variablen Kosten hier weniger offensichtlich als in einem Handwerksbetrieb, aber auch sie existieren. Bietet die Agentur maßgeschneiderte SEO-Strategien, können zusätzliche Kosten für externe Leistungen wie Content-Erstellung, Grafikdesign oder spezielle Programmierungen entstehen. Diese Ausgaben steigen mit der Anzahl der Kundenprojekte und müssen daher in die Kostenplanung einbezogen werden.
In beiden Fällen sind die variablen Kosten eng mit der Produktion oder den erbrachten Leistungen verbunden und steigen mit der Anzahl der Projekte oder Aufträge.
Daher sollten in der Kostenkalkulation folgende Positionen berücksichtigt werden:
- Materialkosten (z. B. Farbe, Pinsel, Abdeckmaterial)
- Wareneinsatz (z. B. Einkäufe für jedes Projekt)
- Hilfsmaterialien (z. B. zusätzliche Werkzeuge oder Ausstattungen)
- Externe Leistungen (z. B. zugekaufte Dienste wie Grafikdesign, Programmierung)
Diese variablen Kosten beeinflussen maßgeblich, wie viel Umsatz das Unternehmen erzielen muss, um diese Ausgaben zu decken und profitabel zu bleiben.
Planung der Fixkosten
Fixkosten sind regelmäßige Ausgaben, die unabhängig von Auftragszahl oder -umfang anfallen und sich meist nicht kurzfristig reduzieren lassen. Sie müssen in der Finanzplanung berücksichtigt werden. Da die Höhe und Zusammensetzung der Fixkosten je nach Unternehmen unterschiedlich sind, ist es wichtig, alle relevanten Positionen genau zu ermitteln und transparent darzustellen.
Beispiele für typische Fixkosten:
- Mietkosten für Geschäftsräume und Geräte
- Leasingraten
- Instandhaltung und Reparaturen
- Energiekosten wie Strom, Wasser und Heizung
- Kommunikationskosten wie Telefon und Internet
- Bürokosten (z. B. Bürobedarf, Reinigung)
- Reisekosten und Diäten
- Weiterbildungskosten
- Kosten für externen Buchhalter (Laufende Buchhaltung, Jahresabschluss, Beratung in Steuerfragen)
- Rechts- und Beratungskosten
- Marketingausgaben
- Sozialversicherungsbeiträge
- Sachversicherungen
- Kfz-Kosten
- Franchisegebühren
- Geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 1.000 Euro)
- Weitere laufende Kosten wie Steuern, Abgaben und Beiträge
- Zinsen und Bankgebühren
Berechnung der Abschreibung für Investitionen
Bei abnutzbarem Anlagevermögen wie beispielsweise bei Fahrzeugen, Computer oder Büroausstattung wird der jährliche Wertverlust durch eine Abschreibung auf die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des jeweiligen Wirtschaftsguts ermittelt.
Diese Abschreibung erfolgt in der Regel gleichmäßig über die gesamte betriebliche Nutzungsdauer, was als lineare AfA (Absetzung für Abnutzung) bezeichnet wird. In jedem Jahr wird derselbe Abschreibungsbetrag angesetzt.
Um den jährlichen Abschreibungsbetrag zu berechnen, teilt man die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsguts durch die voraussichtliche Nutzungsdauer in Jahren. Für bestimmte Wirtschaftsgüter legt das Gesetz eine feste Nutzungsdauer fest. So muss zum Beispiel ein neu gekaufter Pkw über acht Jahre abgeschrieben werden.
Wichtiger Hinweis: Dies ist nur ein grober Überblick. Das Thema Abschreibungen ist äußerst komplex und umfasst zahlreiche Regelungen. Es ist unerlässlich, jede Investition im Detail zu prüfen, um Fehler zu vermeiden.
Planung der Personalkosten
Personalkosten stellen einen bedeutenden Posten in den meisten Unternehmen dar. Es ist daher wichtig, die gesamten Lohnkosten, einschließlich der Nebenkosten, genau zu planen.
Die jährlichen Personalkosten setzen sich in der Regel aus mehreren Faktoren zusammen:
- Bruttolöhne und -gehälter: Grundlage der Personalkosten
- Sonderzahlungen: Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Kommunalsteuer
- Dienstgeberbeitrag (DB
- Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ
- Mitarbeitervorsorgekasse
- Prämien und Boni
- Kosten für Krankheits- und Urlaubstage
- Elternzeit und Mutterschutz
- Personalausfälle, wie bei Pflegefreistellungen, Sonderurlaub, Kuraufenthalte
- Gesundheitsmaßnahmen, wie Sportangebote
- Überstundenvergütungen
- Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
- Aus- und Weiterbildungskosten
- Arbeitsplatzausstattung und Arbeitsmittel
- Arbeitskleidung (falls erforderlich)
- Betriebliche Altersvorsorge oder andere freiwillige Sozialleistungen
- Ausgaben für Stellenanzeigen oder Personaldienstleister
- Kosten für Bewerbungsgespräche und Auswahlverfahren
- Einarbeitungskosten für neue Mitarbeiter
- Überbrückungskosten bei Krankheit oder Urlaub (z. B. durch Zeitarbeitskräfte)
- Aufwendungen für Betriebsfeiern
- Konjunkturelle Schwankungen und Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt
Zur genauen Berechnung der Lohnkosten können verschiedene Online-Rechner, wie der Lohnnebenkostenrechner des Bundesministeriums für Finanzen, genutzt werden.
Der Unternehmerlohn
Die Planung Ihres Unternehmerlohns ist ein wichtiger Schritt auf diesem Weg. Am Anfang geht es vor allem darum, Ihre grundlegenden finanziellen Bedürfnisse zu decken, ohne dabei die Liquidität Ihres Unternehmens zu gefährden. Es geht weniger darum, sich selbst zu stark einzuschränken, sondern darum, einen soliden Grundstein zu legen, der langfristigen Erfolg und Stabilität ermöglicht.
Zu Beginn kann es sinnvoll sein, den Unternehmerlohn niedrig anzusetzen und flexibel zu gestalten. Als Einzelunternehmer oder in einer Personengesellschaft haben Sie die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann und in welcher Höhe Sie Entnahmen tätigen.
Diese Flexibilität ist ein großer Vorteil, denn so können Sie sicherstellen, dass genügend Mittel im Unternehmen bleiben, um es kontinuierlich weiterzuentwickeln und auf unerwartete Herausforderungen reagieren zu können.
Ein paar Tipps für den erfolgreichen Start:
- Setzen Sie einen realistischen Anfangsbetrag: Überlegen Sie, wie viel Sie wirklich für Ihre privaten Ausgaben benötigen, und richten Sie sich danach. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Finanzen und schonen gleichzeitig Ihr Unternehmen.
- Schaffen Sie Rücklagen: Auch wenn es verlockend ist, sich gleich mehr auszuzahlen, kann es eine kluge Entscheidung sein, zu Beginn weniger oder sogar nichts zu entnehmen. Diese Rücklagen bieten Ihnen Sicherheit und ermöglichen es, das Unternehmen in schwierigen Zeiten abzusichern.
- Wachsen Sie mit Ihrem Unternehmen: Sobald Ihr Geschäft wächst und die Umsätze steigen, können Sie sich Schritt für Schritt ein höheres Gehalt gönnen. Dies ist eine motivierende Möglichkeit, Ihre Fortschritte zu feiern und sich gleichzeitig an den Erfolg Ihres Unternehmens anzupassen.
Um Ihr Unternehmen in den ersten Jahren erfolgreich zu führen, kann es sinnvoll sein, einige Ausgaben vorübergehend zu reduzieren. Es geht nicht darum, auf alles zu verzichten, sondern mit Bedacht und Flexibilität zu handeln, um Ihre finanziellen Ressourcen bestmöglich zu nutzen.
Grundgerüst für
die Planung der
Ergebnisse
Für die Planung des Gesamtbetriebes kalkulieren Sie im Wesentlichen vier Bereiche:
- Geplante Erlöse
- Personalkosten
- Variable Kosten
- Fixe Kosten
Zur Berechnung wird der Umsatz ermittelt, indem die geplante Menge oder die Stunden mit dem Preis multipliziert werden. Davon werden die variablen Kosten abgezogen, um den Deckungsbeitrag oder Rohertrag zu berechnen. Anschließend werden die geplanten Personalkosten und die sonstigen fixen Kosten abgezogen, um das Betriebsergebnis zu ermitteln.
Die Magie der kleinen Einsparungen...
- Versicherungen, Abos und Mitgliedschaften? Ja, die können sich über die Jahre anfühlen wie ein Sammelsurium an Dingen, die man „irgendwann mal brauchen könnte“. Doch ehrlich: Brauchen Sie wirklich jede einzelne? Manchmal ist weniger mehr – und vielleicht ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, sich von ein paar alten Verträgen zu trennen.
- Das Zuhause neu denken: Braucht es wirklich die vielen Räume, die man ständig aufräumt, aber selten nutzt? Vielleicht reicht ein kleineres Reich, das sich leichter anfühlt – ein Lieblingsplatz am Fenster, eine gemütliche Ecke zum Ankommen. Weniger Quadratmeter bedeuten möglicherweise mehr Lebensqualität: weniger Putzen, weniger Kosten, weniger Stress. Und der Geldbeutel? Der wird zum besten Mitbewohner, denn er bleibt voller.
- Ist ein Auto wirklich notwendig – oder einfach nur da, weil es immer schon da war? Und die Urlaubsreisen: Sind sie wirklich das Highlight des Jahres, oder vielleicht mehr zur Gewohnheit geworden? Manchmal lohnt es sich, innezuhalten und zu fragen: Mag ich das überhaupt? Oder mache ich es, weil man es eben so macht? Sich von solchen Mustern zu lösen, kann befreiend sein. Es öffnet den Blick für Alternativen, die nicht nur den Alltag, sondern auch das Konto erleichtern – und am Ende vielleicht mehr Freude bringen als jede gewohnte Routine.
Planung der Erlöse
Die Erlösplanung ist ein zentraler Bestandteil der Finanzplanung, um realistische Umsatzprognosen zu erstellen, die als Basis für fundierte Entscheidungen und zur Minimierung finanzieller Risiken dienen. Bei der Unternehmensgründung müssen je nach Geschäftsbereich – sei es Dienstleistung, Handel oder Produktion – spezifische Faktoren berücksichtigt werden. Hier sind die wichtigsten Punkte für jede Kategorie:
Dienstleistungsunternehmen:
- Kapazitätsplanung: Schätzen Sie realistisch ein, wie viele Stunden oder Projekte Sie monatlich bewältigen können.
- Stundensätze: Setzen Sie wettbewerbsfähige, kostendeckende Preise fest.
- Auslastung: Planen Sie eine moderate Auslastung, besonders in der Startphase.
- Kundenakquise: Berücksichtigen Sie Zeit und Kosten für die Gewinnung neuer Kunden.
- Saisonalität: Behalten Sie mögliche saisonale Schwankungen im Blick.
Handelsunternehmen:
- Sortimentsplanung: Definieren Sie Ihr Produktsortiment und prognostizieren Sie Verkaufszahlen für jedes Produkt.
- Handelsspanne: Kalkulieren Sie die Marge für jede Produktkategorie ein.
- Lagerumschlag: Planen Sie die Umschlaghäufigkeit des Lagers ein, um Kapitalbindung zu minimieren.
- Saisonale Effekte: Berücksichtigen Sie Schwankungen und Sonderverkäufe.
- Zahlungsbedingungen: Planen Sie mit unterschiedlichen Zahlungszielen von Kunden und Lieferanten.
Produktionsunternehmen:
- Produktionskapazität: Ermitteln Sie die maximal mögliche Produktionsmenge.
- Anlaufphase: Planen Sie eine Anlaufphase mit geringerer Auslastung ein.
- Materialkosten: Kalkulieren Sie mögliche Schwankungen bei Rohstoffpreisen.
- Stückkosten: Berechnen Sie die Stückkosten unter Berücksichtigung von Fix- und variablen Kosten.
- Absatzkanäle: Berücksichtigen Sie verschiedene Vertriebswege und deren Einfluss auf die Erlöse.
Allgemeine Tipps für alle Unternehmensarten
- Marktanalyse: Verstehen Sie Ihre Zielgruppe und potenzielle Nachfrage durch eine gründliche Analyse.
- Wettbewerbsanalyse: Berücksichtigen Sie die Preise und Strategien Ihrer Konkurrenten.
- Konservative Schätzung: Planen Sie vorsichtig, um unrealistische Erwartungen zu vermeiden.
- Szenarien entwickeln: Erstellen Sie optimistische, realistische und pessimistische Erlösszenarien.
- Detaillierte Aufschlüsselung: Schlüsseln Sie Ihre Prognosen nach Produkten, Dienstleistungen oder Kundengruppen auf.
- Regelmäßige Überprüfung: Aktualisieren Sie Ihre Planung kontinuierlich, besonders in der Startphase.
- Liquidität beachten: Berücksichtigen Sie den Zeitpunkt des tatsächlichen Zahlungseingangs.
- Externe Faktoren: Beziehen Sie wirtschaftliche Entwicklungen und Branchentrends ein.
- Flexibilität: Seien Sie bereit, Ihre Strategie anzupassen, wenn die tatsächlichen Erlöse von der Planung abweichen.
- Expertenrat einholen: Ziehen Sie bei Bedarf Branchenexperten hinzu.
Hilfreiche Tools für die Planrechnung
Bei der Erstellung einer Planrechnung stehen zahlreiche Hilfsmittel zur Verfügung, die den Prozess deutlich erleichtern und strukturieren.
- Finanzplanungssoftware wie Plan4You: Ermöglicht detaillierte Berechnungen.
- Mindestumsatzrechner der WKO: Ein kostenloses Tool für Gründer zur Berechnung des Umsatzes, der zur Deckung von Fixkosten, Betriebsausgaben und Unternehmerlohn notwendig ist.
Kostenplanung
Zu Beginn sollten Sie eine genaue Übersicht über alle Kostenarten erstellen, die auf Sie zukommen werden. Dabei müssen sowohl die betrieblichen Ausgaben als auch die privaten Kosten berücksichtigt werden, da letztere Einfluss auf den Unternehmerlohn haben. Eine hilfreiche Methode, um die privaten Ausgaben zu ermitteln, ist das Führen eines "Haushaltsbuchs".
Für Unternehmen, die produzieren, empfiehlt es sich, die Kosten in fixe und variable Kosten zu unterteilen. Diese einfache Methode hat sich in der Praxis gut bewährt. Fixkosten bleiben auch dann bestehen, wenn keine Produktion stattfindet, während variable Kosten mit der produzierten Menge steigen und somit direkt vom Produktionsvolumen abhängen.
Bei der Kostenplanung ist es wichtig, einen realistischen Ansatz zu wählen und auch unvorhergesehene Ausgaben mit einzubeziehen. Gleichzeitig sollte die Plankalkulation zukunftsorientiert gestaltet werden, indem zentrale Einflussfaktoren berücksichtigt werden. Dazu zählen wirtschaftliche Aspekte wie Konjunktur, Inflation, Zinsentwicklung und Wirtschaftswachstum sowie branchenspezifische Faktoren wie Kollektivverträge, Marktentwicklung, Lieferanten und Rohstoffpreise.
Planung der
variablen Kosten
Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Malermeister, der regelmäßig maßgeschneiderte Wandgestaltungen realisiert. Jedes Projekt, das Sie bearbeiten, ist individuell und verursacht spezifische Kosten. Die variablen Kosten entstehen in diesem Fall hauptsächlich durch den Materialaufwand, wie etwa Farbe, Pinsel, Abdeckfolien und gegebenenfalls spezialisierte Werkzeuge für besondere Techniken. Mit der Anzahl der gestrichenen Wände steigt nicht nur der Materialbedarf, sondern auch die damit verbundenen Kosten.
Ein weiteres Beispiel stammt aus dem Bereich der Dienstleistungsunternehmen, wie etwa einer SEO-Marketing-Agentur. Allerdings sind die variablen Kosten hier weniger offensichtlich als in einem Handwerksbetrieb, aber auch sie existieren. Bietet die Agentur maßgeschneiderte SEO-Strategien, können zusätzliche Kosten für externe Leistungen wie Content-Erstellung, Grafikdesign oder spezielle Programmierungen entstehen. Diese Ausgaben steigen mit der Anzahl der Kundenprojekte und müssen daher in die Kostenplanung einbezogen werden.
In beiden Fällen sind die variablen Kosten eng mit der Produktion oder den erbrachten Leistungen verbunden und steigen mit der Anzahl der Projekte oder Aufträge.
Daher sollten in der Kostenkalkulation folgende Positionen berücksichtigt werden:
- Materialkosten (z. B. Farbe, Pinsel, Abdeckmaterial)
- Wareneinsatz (z. B. Einkäufe für jedes Projekt)
- Hilfsmaterialien (z. B. zusätzliche Werkzeuge oder Ausstattungen)
- Externe Leistungen (z. B. zugekaufte Dienste wie Grafikdesign, Programmierung)
Diese variablen Kosten beeinflussen maßgeblich, wie viel Umsatz das Unternehmen erzielen muss, um diese Ausgaben zu decken und profitabel zu bleiben.
Planung der
Fixkosten
Fixkosten sind regelmäßige Ausgaben, die unabhängig von Auftragszahl oder -umfang anfallen und sich meist nicht kurzfristig reduzieren lassen. Sie müssen in der Finanzplanung berücksichtigt werden. Da die Höhe und Zusammensetzung der Fixkosten je nach Unternehmen unterschiedlich sind, ist es wichtig, alle relevanten Positionen genau zu ermitteln und transparent darzustellen.
Beispiele für typische Fixkosten:
- Mietkosten für Geschäftsräume und Geräte
- Leasingraten
- Instandhaltung und Reparaturen
- Energiekosten wie Strom, Wasser und Heizung
- Kommunikationskosten wie Telefon und Internet
- Bürokosten (z. B. Bürobedarf, Reinigung)
- Reisekosten und Diäten
- Weiterbildungskosten
- Kosten für externen Buchhalter (Laufende Buchhaltung, Jahresabschluss, Beratung in Steuerfragen)
- Rechts- und Beratungskosten
- Marketingausgaben
- Sozialversicherungsbeiträge
- Sachversicherungen
- Kfz-Kosten
- Franchisegebühren
- Geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 1.000 Euro)
- Weitere laufende Kosten wie Steuern, Abgaben und Beiträge
- Zinsen und Bankgebühren
Berechnung der
Abschreibung für
Investitionen
Bei abnutzbarem Anlagevermögen wie beispielsweise bei Fahrzeugen, Computer oder Büroausstattung wird der jährliche Wertverlust durch eine Abschreibung auf die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des jeweiligen Wirtschaftsguts ermittelt.
Diese Abschreibung erfolgt in der Regel gleichmäßig über die gesamte betriebliche Nutzungsdauer, was als lineare AfA (Absetzung für Abnutzung) bezeichnet wird. In jedem Jahr wird derselbe Abschreibungsbetrag angesetzt.
Um den jährlichen Abschreibungsbetrag zu berechnen, teilt man die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsguts durch die voraussichtliche Nutzungsdauer in Jahren. Für bestimmte Wirtschaftsgüter legt das Gesetz eine feste Nutzungsdauer fest. So muss zum Beispiel ein neu gekaufter Pkw über acht Jahre abgeschrieben werden.
Wichtiger Hinweis: Dies ist nur ein grober Überblick. Das Thema Abschreibungen ist äußerst komplex und umfasst zahlreiche Regelungen. Es ist unerlässlich, jede Investition im Detail zu prüfen, um Fehler zu vermeiden.
Planung der
Personalkosten
Personalkosten stellen einen bedeutenden Posten in den meisten Unternehmen dar. Es ist daher wichtig, die gesamten Lohnkosten, einschließlich der Nebenkosten, genau zu planen.
Die jährlichen Personalkosten setzen sich in der Regel aus mehreren Faktoren zusammen:
- Bruttolöhne und -gehälter: Grundlage der Personalkosten
- Sonderzahlungen: Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Kommunalsteuer
- Dienstgeberbeitrag (DB
- Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ
- Mitarbeitervorsorgekasse
- Prämien und Boni
- Kosten für Krankheits- und Urlaubstage
- Elternzeit und Mutterschutz
- Personalausfälle, wie bei Pflegefreistellungen, Sonderurlaub, Kuraufenthalte
- Gesundheitsmaßnahmen, wie Sportangebote
- Überstundenvergütungen
- Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
- Aus- und Weiterbildungskosten
- Arbeitsplatzausstattung und Arbeitsmittel
- Arbeitskleidung (falls erforderlich)
- Betriebliche Altersvorsorge oder andere freiwillige Sozialleistungen
- Ausgaben für Stellenanzeigen oder Personaldienstleister
- Kosten für Bewerbungsgespräche und Auswahlverfahren
- Einarbeitungskosten für neue Mitarbeiter
- Überbrückungskosten bei Krankheit oder Urlaub (z. B. durch Zeitarbeitskräfte)
- Aufwendungen für Betriebsfeiern
- Konjunkturelle Schwankungen und Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt
Zur genauen Berechnung der Lohnkosten können verschiedene Online-Rechner, wie der Lohnnebenkostenrechner des Bundesministeriums für Finanzen, genutzt werden.
Der Unternehmerlohn
Die Planung Ihres Unternehmerlohns ist ein wichtiger Schritt auf diesem Weg. Am Anfang geht es vor allem darum, Ihre grundlegenden finanziellen Bedürfnisse zu decken, ohne dabei die Liquidität Ihres Unternehmens zu gefährden. Es geht weniger darum, sich selbst zu stark einzuschränken, sondern darum, einen soliden Grundstein zu legen, der langfristigen Erfolg und Stabilität ermöglicht.
Zu Beginn kann es sinnvoll sein, den Unternehmerlohn niedrig anzusetzen und flexibel zu gestalten. Als Einzelunternehmer oder in einer Personengesellschaft haben Sie die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann und in welcher Höhe Sie Entnahmen tätigen.
Diese Flexibilität ist ein großer Vorteil, denn so können Sie sicherstellen, dass genügend Mittel im Unternehmen bleiben, um es kontinuierlich weiterzuentwickeln und auf unerwartete Herausforderungen reagieren zu können.
Ein paar Tipps für den erfolgreichen Start:
- Setzen Sie einen realistischen Anfangsbetrag: Überlegen Sie, wie viel Sie wirklich für Ihre privaten Ausgaben benötigen, und richten Sie sich danach. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Finanzen und schonen gleichzeitig Ihr Unternehmen.
- Schaffen Sie Rücklagen: Auch wenn es verlockend ist, sich gleich mehr auszuzahlen, kann es eine kluge Entscheidung sein, zu Beginn weniger oder sogar nichts zu entnehmen. Diese Rücklagen bieten Ihnen Sicherheit und ermöglichen es, das Unternehmen in schwierigen Zeiten abzusichern.
- Wachsen Sie mit Ihrem Unternehmen: Sobald Ihr Geschäft wächst und die Umsätze steigen, können Sie sich Schritt für Schritt ein höheres Gehalt gönnen. Dies ist eine motivierende Möglichkeit, Ihre Fortschritte zu feiern und sich gleichzeitig an den Erfolg Ihres Unternehmens anzupassen.
Um Ihr Unternehmen in den ersten Jahren erfolgreich zu führen, kann es sinnvoll sein, einige Ausgaben vorübergehend zu reduzieren. Es geht nicht darum, auf alles zu verzichten, sondern mit Bedacht und Flexibilität zu handeln, um Ihre finanziellen Ressourcen bestmöglich zu nutzen.
Die Magie der
kleinen Einsparungen...
- Versicherungen, Abos und Mitgliedschaften? Ja, die können sich über die Jahre anfühlen wie ein Sammelsurium an Dingen, die man „irgendwann mal brauchen könnte“. Doch ehrlich: Brauchen Sie wirklich jede einzelne? Manchmal ist weniger mehr – und vielleicht ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, sich von ein paar alten Verträgen zu trennen.
- Das Zuhause neu denken: Braucht es wirklich die vielen Räume, die man ständig aufräumt, aber selten nutzt? Vielleicht reicht ein kleineres Reich, das sich leichter anfühlt – ein Lieblingsplatz am Fenster, eine gemütliche Ecke zum Ankommen. Weniger Quadratmeter bedeuten möglicherweise mehr Lebensqualität: weniger Putzen, weniger Kosten, weniger Stress. Und der Geldbeutel? Der wird zum besten Mitbewohner, denn er bleibt voller.
- Ist ein Auto wirklich notwendig – oder einfach nur da, weil es immer schon da war? Und die Urlaubsreisen: Sind sie wirklich das Highlight des Jahres, oder vielleicht mehr zur Gewohnheit geworden? Manchmal lohnt es sich, innezuhalten und zu fragen: Mag ich das überhaupt? Oder mache ich es, weil man es eben so macht? Sich von solchen Mustern zu lösen, kann befreiend sein. Es öffnet den Blick für Alternativen, die nicht nur den Alltag, sondern auch das Konto erleichtern – und am Ende vielleicht mehr Freude bringen als jede gewohnte Routine.
Planung der Erlöse
Die Erlösplanung ist ein zentraler Bestandteil der Finanzplanung, um realistische Umsatzprognosen zu erstellen, die als Basis für fundierte Entscheidungen und zur Minimierung finanzieller Risiken dienen. Bei der Unternehmensgründung müssen je nach Geschäftsbereich – sei es Dienstleistung, Handel oder Produktion – spezifische Faktoren berücksichtigt werden. Hier sind die wichtigsten Punkte für jede Kategorie:
Dienstleistungsunternehmen:
- Kapazitätsplanung: Schätzen Sie realistisch ein, wie viele Stunden oder Projekte Sie monatlich bewältigen können.
- Stundensätze: Setzen Sie wettbewerbsfähige, kostendeckende Preise fest.
- Auslastung: Planen Sie eine moderate Auslastung, besonders in der Startphase.
- Kundenakquise: Berücksichtigen Sie Zeit und Kosten für die Gewinnung neuer Kunden.
- Saisonalität: Behalten Sie mögliche saisonale Schwankungen im Blick.
Handelsunternehmen:
- Sortimentsplanung: Definieren Sie Ihr Produktsortiment und prognostizieren Sie Verkaufszahlen für jedes Produkt.
- Handelsspanne: Kalkulieren Sie die Marge für jede Produktkategorie ein.
- Lagerumschlag: Planen Sie die Umschlaghäufigkeit des Lagers ein, um Kapitalbindung zu minimieren.
- Saisonale Effekte: Berücksichtigen Sie Schwankungen und Sonderverkäufe.
- Zahlungsbedingungen: Planen Sie mit unterschiedlichen Zahlungszielen von Kunden und Lieferanten.
Produktionsunternehmen:
- Produktionskapazität: Ermitteln Sie die maximal mögliche Produktionsmenge.
- Anlaufphase: Planen Sie eine Anlaufphase mit geringerer Auslastung ein.
- Materialkosten: Kalkulieren Sie mögliche Schwankungen bei Rohstoffpreisen.
- Stückkosten: Berechnen Sie die Stückkosten unter Berücksichtigung von Fix- und variablen Kosten.
- Absatzkanäle: Berücksichtigen Sie verschiedene Vertriebswege und deren Einfluss auf die Erlöse.
Allgemeine Tipps
für alle
Unternehmensarten
- Marktanalyse: Verstehen Sie Ihre Zielgruppe und potenzielle Nachfrage durch eine gründliche Analyse.
- Wettbewerbsanalyse: Berücksichtigen Sie die Preise und Strategien Ihrer Konkurrenten.
- Konservative Schätzung: Planen Sie vorsichtig, um unrealistische Erwartungen zu vermeiden.
- Szenarien entwickeln: Erstellen Sie optimistische, realistische und pessimistische Erlösszenarien.
- Detaillierte Aufschlüsselung: Schlüsseln Sie Ihre Prognosen nach Produkten, Dienstleistungen oder Kundengruppen auf.
- Regelmäßige Überprüfung: Aktualisieren Sie Ihre Planung kontinuierlich, besonders in der Startphase.
- Liquidität beachten: Berücksichtigen Sie den Zeitpunkt des tatsächlichen Zahlungseingangs.
- Externe Faktoren: Beziehen Sie wirtschaftliche Entwicklungen und Branchentrends ein.
- Flexibilität: Seien Sie bereit, Ihre Strategie anzupassen, wenn die tatsächlichen Erlöse von der Planung abweichen.
- Expertenrat einholen: Ziehen Sie bei Bedarf Branchenexperten hinzu.
Hilfreiche Tools
für die Planrechnung
Bei der Erstellung einer Planrechnung stehen zahlreiche Hilfsmittel zur Verfügung, die den Prozess deutlich erleichtern und strukturieren.
- Finanzplanungssoftware wie Plan4You: Ermöglicht detaillierte Berechnungen.
- Mindestumsatzrechner der WKO: Ein kostenloses Tool für Gründer zur Berechnung des Umsatzes, der zur Deckung von Fixkosten, Betriebsausgaben und Unternehmerlohn notwendig ist.
