Jede Rechnung erzählt eine eigene Geschichte. Was auf den ersten Blick wie eine einfache Abrechnung erscheint, ist oft mit komplexen Regeln verbunden, die entscheidend für Ihren Vorsteuerabzug sind. Fehlen auch nur kleine Details, riskieren Sie wertvolle Steuervorteile. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Merkmale Ihre Rechnungen unbedingt enthalten müssen und worauf Sie besonders achten sollten, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Jede Rechnung erzählt eine eigene Geschichte. Was auf den ersten Blick wie eine einfache Abrechnung erscheint, ist oft mit komplexen Regeln verbunden, die entscheidend für Ihren Vorsteuerabzug sind. Fehlen auch nur kleine Details, riskieren Sie wertvolle Steuervorteile. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Merkmale Ihre Rechnungen unbedingt enthalten müssen und worauf Sie besonders achten sollten, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Rechtsquellen
Eine Eingangsrechnung muss gemäß § 11 UStG eine Reihe von Angaben enthalten (siehe auch RZ 1501 ff. UStR 2000). Sollte auch nur eines der formalen Merkmale auf einer Rechnung fehlen, so ist der Vorsteuerabzug gemäß § 12 UStG grundsätzlich zu versagen.
Allgemeines
Eine Rechnung ist jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Leistung abrechnet. Die Urkunde muss nicht ausdrücklich als solche bezeichnet werden. Als solche Urkunden kommen auch Quittungen, Abrechnungen, Gegenrechnungen, Verträge etc. in Frage. Es müssen jedoch alle Rechnungsmerkmale enthalten sein. Angebote, Zahlungsmitteilungen, Vertragsentwürfe etc. gelten hingegen nicht als Rechnungen.
Stellt der Unternehmer Rechnungen aus, hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre lang aufzubewahren. Das Gleiche gilt sinngemäß für Belege, auf die in einer Rechnung hingewiesen wird.
Wann muss ein Unternehmer eine
Rechnung ausstellen?
Führt ein Unternehmer steuerpflichtige Lieferungen oder steuerpflichtige sonstige Leistungen aus, so ist er berechtigt, Rechnungen auszustellen, in denen die Steuer gesondert ausgewiesen ist.
Er ist dazu verpflichtet,
sofern er Umsätze an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausführt.
sofern er steuerpflichtige Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt. Er muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes eine Rechnung an den Nichtunternehmer stellen.
sofern er Barumsätze tätigt. Für jeden Geschäftsfall muss ein Beleg erteilt werden, den der Leistungsempfänger (Kunde) annehmen und außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen muss.
sofern er Versandhandelsumsätze tätigt (Sonderregeln für Kleinbetragsrechnungen finden keine Anwendung).
sofern er Umsätze an eine juristische Person, die Nichtunternehmer ist, erbringt.
wenn er in einem anderen Mitgliedstaat eine Lieferung oder sonstige Leistung ausführt, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat.
Der Unternehmer hat seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen.
Hinweis: Werden im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen erbracht, die unter die Generalklausel fallen und für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge), oder werden innergemeinschaftliche Lieferungen durchgeführt, ist der Rechnungsausstellung bis spätestens zum 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Kalendermonats nachzukommen.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Eine Rechnung muss – um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen – folgende Merkmale aufweisen:
- den Namen und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- die UID-Nummer des liefernden oder leistenden Unternehmers
- den Namen und die Anschrift des Empfängers
- die Beschreibung der Lieferung (Menge und handelsübliche Bezeichnung) oder der Leistung (Art und Umfang)
- den Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung bzw. den Zeitraum der sonstigen Leistung
- das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
- den anzuwendenden Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung oder auf den Übergang der Steuerschuld
- den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum (wenn dieses gleich ist mit dem Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung, genügt der Vermerk “Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum“)
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- bei Anwendung der Differenzbesteuerung muss ein Hinweis auf diese erfolgen (z. B. Antiquitätenhandel)
- Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben
- UID-Nummer des Leistungsempfängers
- auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 EUR inkl. USt
- beim Reverse Charge, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht
- bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
Hinweis: Bei jedem Umsatz an einen Unternehmer oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ist der Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen – auch ohne ausdrückliche Aufforderung des Kunden. Dies gilt ebenfalls für steuerbefreite Umsätze sowie für Umsätze, die dem Reverse Charge unterliegen.
Kleinbetragsrechnungen
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 EUR inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:
- den Namen und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- die Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
- der Tag bzw. Zeitraum der Lieferung oder der sonstigen Leistung
- das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe
- der Steuersatz
- das Ausstellungsdatum
Hinweis: Die Vereinfachungsbestimmungen für Rechnungen bis zu 400 EUR gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Diese Rechnungen müssen jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des liefernden Unternehmers und des Abnehmers enthalten.
Rechnung an Privatpersonen: Vereinfachung
Im Gegensatz zu Rechnungen an Unternehmer müssen Rechnungen an Privatpersonen nicht alle umfangreichen Rechnungsmerkmale aufweisen, da diese grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug geltend machen können. Lediglich in speziellen Fällen, wie beispielsweise im Zusammenhang mit Grundstücken, besteht auch bei Rechnungen an Privatpersonen eine gesetzliche Verpflichtung zur vollständigen Rechnungsstellung.
Wenn der One Stop Shop (OSS) für die Erklärung und Abfuhr der Umsatzsteuer genutzt wird – beispielsweise bei elektronisch erbrachten Dienstleistungen an Privatpersonen in einem anderen EU-Mitgliedstaat – ist das Recht des jeweiligen Mitgliedstaates maßgeblich für die Rechnungsausstellung.
Führt ein Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer aus, ist er seit dem 1. Januar 2008 verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.
Rechtsquellen
Eine Eingangsrechnung muss gemäß § 11 UStG eine Reihe von Angaben enthalten (siehe auch RZ 1501 ff. UStR 2000). Sollte auch nur eines der formalen Merkmale auf einer Rechnung fehlen, so ist der Vorsteuerabzug gemäß § 12 UStG grundsätzlich zu versagen.
Allgemeines
Eine Rechnung ist jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Leistung abrechnet. Die Urkunde muss nicht ausdrücklich als solche bezeichnet werden. Als solche Urkunden kommen auch Quittungen, Abrechnungen, Gegenrechnungen, Verträge etc. in Frage. Es müssen jedoch alle Rechnungsmerkmale enthalten sein. Angebote, Zahlungsmitteilungen, Vertragsentwürfe etc. gelten hingegen nicht als Rechnungen.
Stellt der Unternehmer Rechnungen aus, hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre lang aufzubewahren. Das Gleiche gilt sinngemäß für Belege, auf die in einer Rechnung hingewiesen wird.
Wann muss ein
Unternehmer eine
Rechnung ausstellen?
Führt ein Unternehmer steuerpflichtige Lieferungen oder steuerpflichtige sonstige Leistungen aus, so ist er berechtigt, Rechnungen auszustellen, in denen die Steuer gesondert ausgewiesen ist.
Er ist dazu verpflichtet,
sofern er Umsätze an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausführt.
sofern er steuerpflichtige Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt. Er muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes eine Rechnung an den Nichtunternehmer stellen.
sofern er Barumsätze tätigt. Für jeden Geschäftsfall muss ein Beleg erteilt werden, den der Leistungsempfänger (Kunde) annehmen und außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen muss.
sofern er Versandhandelsumsätze tätigt (Sonderregeln für Kleinbetragsrechnungen finden keine Anwendung).
sofern er Umsätze an eine juristische Person, die Nichtunternehmer ist, erbringt.
wenn er in einem anderen Mitgliedstaat eine Lieferung oder sonstige Leistung ausführt, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat.
Der Unternehmer hat seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen.
Hinweis: Werden im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen erbracht, die unter die Generalklausel fallen und für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge), oder werden innergemeinschaftliche Lieferungen durchgeführt, ist der Rechnungsausstellung bis spätestens zum 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Kalendermonats nachzukommen.
Pflichtangaben auf
einer Rechnung
Eine Rechnung muss – um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen – folgende Merkmale aufweisen:
- den Namen und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- die UID-Nummer des liefernden oder leistenden Unternehmers
- den Namen und die Anschrift des Empfängers
- die Beschreibung der Lieferung (Menge und handelsübliche Bezeichnung) oder der Leistung (Art und Umfang)
- den Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung bzw. den Zeitraum der sonstigen Leistung
- das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
- den anzuwendenden Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung oder auf den Übergang der Steuerschuld
- den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum (wenn dieses gleich ist mit dem Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung, genügt der Vermerk “Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum“)
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- bei Anwendung der Differenzbesteuerung muss ein Hinweis auf diese erfolgen (z. B. Antiquitätenhandel)
- Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben
- UID-Nummer des Leistungsempfängers
- auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 EUR inkl. USt
- beim Reverse Charge, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht
- bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
Hinweis: Bei jedem Umsatz an einen Unternehmer oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ist der Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen – auch ohne ausdrückliche Aufforderung des Kunden. Dies gilt ebenfalls für steuerbefreite Umsätze sowie für Umsätze, die dem Reverse Charge unterliegen.
Kleinbetragsrechnungen
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 EUR inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:
- den Namen und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- die Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
- der Tag bzw. Zeitraum der Lieferung oder der sonstigen Leistung
- das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe
- der Steuersatz
- das Ausstellungsdatum
Hinweis: Die Vereinfachungsbestimmungen für Rechnungen bis zu 400 EUR gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Diese Rechnungen müssen jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des liefernden Unternehmers und des Abnehmers enthalten.
Rechnung an
Privatpersonen:
Vereinfachung
Im Gegensatz zu Rechnungen an Unternehmer müssen Rechnungen an Privatpersonen nicht alle umfangreichen Rechnungsmerkmale aufweisen, da diese grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug geltend machen können. Lediglich in speziellen Fällen, wie beispielsweise im Zusammenhang mit Grundstücken, besteht auch bei Rechnungen an Privatpersonen eine gesetzliche Verpflichtung zur vollständigen Rechnungsstellung.
Wenn der One Stop Shop (OSS) für die Erklärung und Abfuhr der Umsatzsteuer genutzt wird – beispielsweise bei elektronisch erbrachten Dienstleistungen an Privatpersonen in einem anderen EU-Mitgliedstaat – ist das Recht des jeweiligen Mitgliedstaates maßgeblich für die Rechnungsausstellung.
Führt ein Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer aus, ist er seit dem 1. Januar 2008 verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.
In der Praxis kommt es häufig vor, dass wichtige Rechnungsmerkmale auf sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen übersehen werden. Solche Mängel können ernsthafte Auswirkungen auf Ihren Vorsteuerabzug haben.
Denken Sie daran: Betriebsprüfer agieren manchmal wie Detektive in einem Krimi. Sie haben ein scharfes Auge für die kleinen Details. Fehlt beispielsweise das Lieferdatum oder ist die Warenbezeichnung unklar, kann das schnell unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen. Nehmen Sie sich daher einen Moment Zeit, um Ihre Rechnungen sorgfältig zu überprüfen.
In der Praxis kommt es häufig vor, dass wichtige Rechnungsmerkmale auf sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen übersehen werden. Solche Mängel können ernsthafte Auswirkungen auf Ihren Vorsteuerabzug haben.
Denken Sie daran: Betriebsprüfer agieren manchmal wie Detektive in einem Krimi. Sie haben ein scharfes Auge für die kleinen Details. Fehlt beispielsweise das Lieferdatum oder ist die Warenbezeichnung unklar, kann das schnell unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen. Nehmen Sie sich daher einen Moment Zeit, um Ihre Rechnungen sorgfältig zu überprüfen.
Handelsübliche Bezeichnung von Waren
und Dienstleistungen
Nach dem österreichischen Umsatzsteuergesetz (§ 11 UStG) ist die präzise Verwendung handelsüblicher Bezeichnungen auf Rechnungen unerlässlich. Diese Begriffe müssen klar angeben, welche Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht wurden, da sie notwendig sind, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen und Missverständnisse zu vermeiden.
Anstelle allgemeiner Begriffe wie Blumen, Speisen, Baumaterialien oder Handwerksleistungen ist es ratsam, klare Bezeichnungen wie 100 kg Zement, 1000 Stück Backsteine, 100 Stück Gipskartonplatten oder 100 m² Laminatboden für Waren zu verwenden. Für Dienstleistungen sind präzise Formulierungen wie Streichen von 100 m² Wänden, Verlegung von 30 m² Fliesen oder Installation von 2 Toiletten empfehlenswert. Solche detaillierten Angaben sind wichtig, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen und Missverständnisse zu vermeiden.
Es ist zu beachten, dass im Einzelfall unterschiedliche Interpretationen möglich sind, weshalb eine klare und eindeutige Beschreibung immer ratsam ist. Sollte eine Rechnung unzureichende Angaben enthalten, ist der Rechnungsaussteller verpflichtet, auf Verlangen des Rechnungsempfängers eine Ergänzung mit den korrekten Informationen anzufertigen.
Ein hilfreicher Hinweis: Sie können sich bei der Rechnungsprüfung an folgender Faustregel orientieren: Wenn Sie in ein Geschäft gehen, Ihren Wunsch äußern und die gewünschte Ware erhalten, dann haben Sie die handelsübliche Bezeichnung perfekt getroffen. Fragen Sie jedoch nach einem Fachbuch, einem Mittagessen oder Getränken, wird der Verkäufer Sie möglicherweise fragend ansehen. Was hier so einleuchtend klingt, zeigt sich in der Praxis oft in einem anderen Licht.
UID-Nummer des Rechnungsausstellers
Der Unternehmer ist nur dann nicht verpflichtet, eine UID-Nummer in seiner Rechnung anzugeben, wenn er im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die kein Recht auf Vorsteuerabzug besteht (z. B. bei Kleinunternehmern).
UID-Nummer des Rechnungsempfängers
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 EUR inkl. USt übersteigt, muss die UID-Nummer des Kunden unter folgenden Voraussetzungen angegeben werden:
Der leistende Unternehmer muss im Inland entweder seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte haben, und
die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden erbracht werden.
Hinweis: Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer) oder gibt er diese nicht an, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen. Es genügt der Hinweis „Keine UID angegeben.“ Sollte der Kunde nur eine ausländische UID-Nummer besitzen, ist diese anzugeben. Die Richtigkeit der UID-Nummer muss nicht geprüft werden!
Rechnungsausstellung bei innergemeinschaftlichen
Lieferungen
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen hat der leistende Unternehmer Folgendes zu beachten:
Die UID-Nummer des Leistungsempfängers ist anzugeben (die Nummer sollte nach Stufe 2 auf Richtigkeit und Zugehörigkeit überprüft werden).
Anstelle des Steuerbetrags bzw. Steuersatzes muss ausdrücklich auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung hingewiesen werden.
Hinweis: Sollte fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen werden, ist diese kraft Rechnung geschuldet, berechtigt den Leistungsempfänger jedoch nicht zum Vorsteuerabzug.
Rechnungsausstellung bei Reverse Charge
Beim Reverse Charge hat der leistende Unternehmer Folgendes zu beachten:
Die UID-Nummer des Leistungsempfängers ist anzugeben und
ein Vermerk ist anzuführen, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.
Hinweis: Sollte fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen werden, ist diese kraft Rechnung geschuldet, berechtigt den Leistungsempfänger jedoch nicht zum Vorsteuerabzug.
Rechnung des Erwerbers an den Empfänger
bei Dreiecksgeschäften
Bei einem Dreiecksgeschäft muss in der Rechnung des Erwerbers an den Empfänger auf das Dreiecksgeschäft und den Übergang der Steuerschuld hingewiesen werden.
Dauerrechnung für Vermietungen
Die Anforderungen an eine Rechnung können bei Mietverträgen oder ähnlichen Verträgen über Dauerleistungen einen erheblichen administrativen Aufwand mit sich bringen, insbesondere wenn monatliche Rechnungen erstellt werden müssen. In diesen Fällen akzeptiert die Finanzverwaltung eine „Dauerrechnung“ für die monatliche Mietvorschreibung, die normalerweise einmal jährlich ausgestellt wird.
Als Leistungszeitraum kann beispielsweise der erste Monat des Jahres angegeben werden, ergänzt durch den Hinweis, dass die Vorschreibung bis zur Ausstellung einer neuen Vorschreibung gültig ist. Wenn diese Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Miete entrichtet wird, steht der Vorsteuerabzug auch für die übrigen Monate zu.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird digital erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet. Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Rechnungsmerkmale und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen.
Damit sie als gültige Rechnung anerkannt wird, müssen drei zentrale Kriterien erfüllt sein:
Echtheit der Herkunft (Identität des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellers muss sichergestellt werden)
Unversehrtheit des Inhalts (keine nachträglichen Änderungen des Inhaltes)
- Lesbarkeit (inhaltlich erfassbar und verständlich)
Wichtig: Wird eine Rechnung mehrfach übermittelt (z. B. per Papier und zusätzlich per E-Mail oder Fax), muss dies auf der Rechnung entsprechend als „Duplikat“ gekennzeichnet werden, um eine doppelte Umsatzsteuerpflicht zu vermeiden!
Handelsübliche
Bezeichnung von
Waren und
Dienstleistungen
Nach dem österreichischen Umsatzsteuergesetz (§ 11 UStG) ist die präzise Verwendung handelsüblicher Bezeichnungen auf Rechnungen unerlässlich. Diese Begriffe müssen klar angeben, welche Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht wurden, da sie notwendig sind, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen und Missverständnisse zu vermeiden.
Anstelle allgemeiner Begriffe wie Blumen, Speisen, Baumaterialien oder Handwerksleistungen ist es ratsam, klare Bezeichnungen wie 100 kg Zement, 1000 Stück Backsteine, 100 Stück Gipskartonplatten oder 100 m² Laminatboden für Waren zu verwenden. Für Dienstleistungen sind präzise Formulierungen wie Streichen von 100 m² Wänden, Verlegung von 30 m² Fliesen oder Installation von 2 Toiletten empfehlenswert. Solche detaillierten Angaben sind wichtig, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen und Missverständnisse zu vermeiden.
Es ist zu beachten, dass im Einzelfall unterschiedliche Interpretationen möglich sind, weshalb eine klare und eindeutige Beschreibung immer ratsam ist. Sollte eine Rechnung unzureichende Angaben enthalten, ist der Rechnungsaussteller verpflichtet, auf Verlangen des Rechnungsempfängers eine Ergänzung mit den korrekten Informationen anzufertigen.
Ein hilfreicher Hinweis: Sie können sich bei der Rechnungsprüfung an folgender Faustregel orientieren: Wenn Sie in ein Geschäft gehen, Ihren Wunsch äußern und die gewünschte Ware erhalten, dann haben Sie die handelsübliche Bezeichnung perfekt getroffen. Fragen Sie jedoch nach einem Fachbuch, einem Mittagessen oder Getränken, wird der Verkäufer Sie möglicherweise fragend ansehen. Was hier so einleuchtend klingt, zeigt sich in der Praxis oft in einem anderen Licht.
UID-Nummer des
Rechnungsausstellers
Der Unternehmer ist nur dann nicht verpflichtet, eine UID-Nummer in seiner Rechnung anzugeben, wenn er im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die kein Recht auf Vorsteuerabzug besteht (z. B. bei Kleinunternehmern).
UID-Nummer des
Rechnungsempfängers
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 EUR inkl. USt übersteigt, muss die UID-Nummer des Kunden unter folgenden Voraussetzungen angegeben werden:
Der leistende Unternehmer muss im Inland entweder seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte haben, und
die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden erbracht werden.
Hinweis: Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer) oder gibt er diese nicht an, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen. Es genügt der Hinweis „Keine UID angegeben.“ Sollte der Kunde nur eine ausländische UID-Nummer besitzen, ist diese anzugeben. Die Richtigkeit der UID-Nummer muss nicht geprüft werden!
Rechnungsausstellung
bei innergemeinschaftlichen
Lieferungen
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen hat der leistende Unternehmer Folgendes zu beachten:
Die UID-Nummer des Leistungsempfängers ist anzugeben (die Nummer sollte nach Stufe 2 auf Richtigkeit und Zugehörigkeit überprüft werden).
Anstelle des Steuerbetrags bzw. Steuersatzes muss ausdrücklich auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung hingewiesen werden.
Hinweis: Sollte fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen werden, ist diese kraft Rechnung geschuldet, berechtigt den Leistungsempfänger jedoch nicht zum Vorsteuerabzug.
Rechnungsausstellung
bei Reverse Charge
Beim Reverse Charge hat der leistende Unternehmer Folgendes zu beachten:
Die UID-Nummer des Leistungsempfängers ist anzugeben und
ein Vermerk ist anzuführen, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.
Hinweis: Sollte fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen werden, ist diese kraft Rechnung geschuldet, berechtigt den Leistungsempfänger jedoch nicht zum Vorsteuerabzug.
Rechnung des
Erwerbers an den
Empfänger bei
Dreiecksgeschäften
Bei einem Dreiecksgeschäft muss in der Rechnung des Erwerbers an den Empfänger auf das Dreiecksgeschäft und den Übergang der Steuerschuld hingewiesen werden.
Dauerrechnung
für Vermietungen
Die Anforderungen an eine Rechnung können bei Mietverträgen oder ähnlichen Verträgen über Dauerleistungen einen erheblichen administrativen Aufwand mit sich bringen, insbesondere wenn monatliche Rechnungen erstellt werden müssen. In diesen Fällen akzeptiert die Finanzverwaltung eine „Dauerrechnung“ für die monatliche Mietvorschreibung, die normalerweise einmal jährlich ausgestellt wird.
Als Leistungszeitraum kann beispielsweise der erste Monat des Jahres angegeben werden, ergänzt durch den Hinweis, dass die Vorschreibung bis zur Ausstellung einer neuen Vorschreibung gültig ist. Wenn diese Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Miete entrichtet wird, steht der Vorsteuerabzug auch für die übrigen Monate zu.
Elektronische
Rechnung
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird digital erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet. Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Rechnungsmerkmale und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen.
Damit sie als gültige Rechnung anerkannt wird, müssen drei zentrale Kriterien erfüllt sein:
Echtheit der Herkunft (Identität des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellers muss sichergestellt werden)
Unversehrtheit des Inhalts (keine nachträglichen Änderungen des Inhaltes)
- Lesbarkeit (inhaltlich erfassbar und verständlich)
Wichtig: Wird eine Rechnung mehrfach übermittelt (z. B. per Papier und zusätzlich per E-Mail oder Fax), muss dies auf der Rechnung entsprechend als „Duplikat“ gekennzeichnet werden, um eine doppelte Umsatzsteuerpflicht zu vermeiden!
Folgen einer nicht
ordnungsgemäßen
Rechnung
Umsatzsteuer: Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist der Vorsteuerabzug möglich. Eine Ausnahme gilt für den Reverse Charge und den innergemeinschaftlichen Erwerb. Hier ist der Vorsteuerabzug auch ohne korrekte Rechnung zulässig.
Einkommensteuer/Körperschaftsteuer: Wenn der Rechnungsaussteller nicht oder nicht richtig in der Rechnung bezeichnet wird und auch im Nachhinein nicht namhaft gemacht werden kann, kann die Abzugsfähigkeit der Zahlung als Betriebsausgabe verweigert werden.
Finanzstrafrecht: Das vorsätzliche Ausstellen einer Rechnung zu unterlassen, stellt eine Finanzordnungswidrigkeit dar und kann mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 EUR geahndet werden.
*** Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.
Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung
Umsatzsteuer: Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist der Vorsteuerabzug möglich. Eine Ausnahme gilt für den Reverse Charge und den innergemeinschaftlichen Erwerb. Hier ist der Vorsteuerabzug auch ohne korrekte Rechnung zulässig.
Einkommensteuer/Körperschaftsteuer: Wenn der Rechnungsaussteller nicht oder nicht richtig in der Rechnung bezeichnet wird und auch im Nachhinein nicht namhaft gemacht werden kann, kann die Abzugsfähigkeit der Zahlung als Betriebsausgabe verweigert werden.
Finanzstrafrecht: Das vorsätzliche Ausstellen einer Rechnung zu unterlassen, stellt eine Finanzordnungswidrigkeit dar und kann mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 EUR geahndet werden.
*** Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.
